Повечето средни и големи организации вече разполагат със SAP или друга ERP платформа, която управлява финансите, доставките, складовете, продажбите, активите и човешките ресурси.
На теория ERP системата е дигиталното ядро на компанията.
На практика около нея често работят десетки или стотици служители, които получават информация по имейл, копират данни от Excel, обработват PDF документи, сравняват стойности между различни системи и ръчно въвеждат резултата в ERP.
Това не е автоматизиран процес. Това е ръчен процес, който просто завършва в SAP. Именно тук UiPath RPA има най-голяма практическа стойност.
ERP системата е стабилна. Процесът около нея обикновено не е.
SAP, Oracle, Microsoft Dynamics и останалите ERP платформи са създадени да управляват транзакции, роли, бизнес правила и финансов контрол. Те изпълняват тази задача добре.
Проблемът е, че реалният бизнес процес рядко започва и завършва в ERP системата.
Той започва с имейл, фактура, Excel файл, клиентска заявка, договор, сканиран документ, портал на доставчик или информация от друга корпоративна система. След това данните трябва да преминат през проверки, съпоставяния, одобрения и допълнителни приложения, преди да бъдат регистрирани в ERP.
UiPath RPA може да поеме тази работа.
Софтуерните роботи обработват имейли и документи, извличат и валидират данни, работят със SAP и други приложения, създават записи, актуализират статуси, генерират справки и уведомяват отговорните служители.
Когато съществува подходящ API, автоматизацията може да го използва. Когато API липсва, е ограничен или интеграцията е икономически неоправдана, роботът може да работи през потребителския интерфейс.
Целта не е роботът просто да имитира действията на служителя. Целта е служителят да престане да бъде скъп интеграционен слой между SAP, Excel, Outlook, PDF документи и останалите корпоративни системи.
RPA не е остаряло. Остаряла е автоматизацията без процесна логика.
Често се твърди, че AI ще замени RPA. Това противопоставяне е погрешно.
RPA и AI решават различни задачи.
RPA е подходящо за предвидими, повтаряеми и контролируеми действия. То изпълнява правила, прехвърля данни, работи с приложения и следва ясно дефиниран процес.
AI има стойност там, където има неструктурирани документи, свободен текст, различни формати или необходимост от интерпретация.
Най-надеждният модел е комбинацията между двете технологии:
Роботът изпълнява процеса. AI подпомага разбирането на информацията. Човекът контролира рисковите решения.
Например AI може да класифицира входящ документ, да извлече информация от договор, да анализира имейл или да предложи причина за установено несъответствие. След това UiPath изпълнява конкретните и проверими действия в ERP системата.
Не всяка стъпка се нуждае от AI. Когато правилото е ясно, класическата автоматизация е по-предвидима, по-лесна за контрол и често по-икономична.
Умното използване на AI не означава AI навсякъде.
Означава AI само там, където стандартните правила не са достатъчни.
Автоматизираме процеси, а не отделни SAP транзакции
Нашият практически опит показва, че слабият старт на един RPA проект е въпросът:
„Коя SAP транзакция да автоматизираме?“
По-важният въпрос е:
„Къде в целия процес се губят време, данни и контрол?“
През годините сме автоматизирали над 500 бизнес процеса, свързани с ERP, за средни и големи организации в България и чужбина.
Този опит ни показва, че най-големият потенциал рядко е само в една ERP операция. Той е в целия процес преди и след нея — обработката на документи, проверките между системи, комуникацията, одобренията, управлението на изключенията и отчетността.
Затова започваме не с робота, а с процеса.
Анализираме реалния начин на работа, идентифицираме ненужните стъпки, премахваме дублирането, стандартизираме правилата и едва след това автоматизираме. В много случаи оптимизацията на процеса носи съществена стойност още преди да бъде разработен първият робот.
Сред типичните области за автоматизация са:
- обработка и осчетоводяване на фактури;
- съпоставяне на поръчки, доставки и плащания;
- създаване и актуализиране на доставчици и клиенти;
- обработка на клиентски и вътрешни заявки;
- финансово приключване и съгласуване на данни;
- управление на складови и логистични операции;
- генериране и разпространение на отчети;
- миграция и синхронизация на данни между системи.
Нормалните случаи трябва да се обработват автоматично. Хората трябва да решават изключенията.
В много организации всяка операция преминава през човек, независимо от стойността, риска и сложността ѝ.
Това не винаги е контрол. Често е административна инерция.
По-зрелият модел е роботите да обработват стандартните и нискорискови случаи, а служителите да получават само казусите, при които има реално изключение: липсваща поръчка, ценово разминаване, нова банкова сметка, необичайна транзакция или недостатъчно надеждно разпознат документ.
Така човешката експертиза не се премахва. Тя се насочва към решенията, при които действително е необходима.
Бъдещето не е AI вместо RPA. Бъдещето е контролирана автоматизация.
ERP системите ще останат източникът на финансовата и оперативната истина в организацията. Но хората все по-рядко ще трябва ръчно да преминават през всеки екран и всяка транзакция.
UiPath RPA може да изпълнява предвидимите действия. AI може внимателно да подпомага обработката на документи и текст. Workflow механизмите могат да управляват одобренията и изключенията. Човекът остава в контрол там, където има риск, двусмислие или необходимост от експертна преценка.
Истинската трансформация няма да дойде от поредния чатбот, който обяснява какво има в SAP.
Тя ще дойде, когато организациите спрат да използват служителите си като интерфейс между несвързани системи.
Защото ERP системата вече е внедрена.
Сега е време да автоматизираме реалната работа около нея.